カタテマゴト

突然の辞令!あなたならどうする!?突然の異動に対応するため日頃から心掛けるべきこと5つ

time 2016/06/20

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ある日突然異動を言い渡され、しかもそれが゛明日から”なんて言われたらさすがに驚きますよね!?

実は私、先日「明日から異動ね」という辞令発令がありまして、急遽所属していた部署長と兼務で隣の部署へ異動となりました。

このような突然の辞令は、業種によっては「当たり前だよ」という話しもあるかもしれませんが、少なくても私の会社では開業以来初だそうです。

しかし、突然の辞令に拒否や驚いてばかりはいられないのがサラリーマンの定め。
辞令があったからにはやらないわけにはいきません。

そして、実際異動してみて1週間が経ちますが、業務的には何も分からなくて困った事やオーバーワークになっていないのが現段階での状況です。

そこで、今回のような突然の異動に対して、即順応が出来た自分を振り返り、日頃から実践していたことで今回の異動に役立っていたのでは!?と思うものをまとめてみようと思います。

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他部署との関係性を構築しておく

私が務めている場所は本体と別に100人規模の従業員が稼働している建物の中に存在しています。

その一部署を私が預かっていたわけですが、異動後は従業員全体の支店長的な立場を兼務することとなりました。

今までは営業的働きや接客サービスが中心でしたが、これからは建物全体にも目を向けていかなくてはなりません。

しかし、日頃から他部署従業員とも積極的にコミュニケーションを図るよう心掛けていた結果、それぞれの部署の詳細が分かっていなくても、異動後に全部署それぞれの流れを把握することが容易にできました。

また、異動に対し内部の職員からの摩擦もあまり感じることなく着任できたのも、私のことをよく分かってくれている人間が多く居てくれたからだと思っています。

顧客など外部との人脈作りは得意だ、という営業職の方は多く居らっしゃるかと思いますが、こういった内部職員への人脈や信頼作りも、急な異動の際に円滑に事を運ぶために必要だと思います。

しかし、こういった利害関係のない人脈作りは一長一短では構築することは難しいため、日頃の地道な努力が大事だと思います。

独学で業務以外のことを学んでおく

今回の異動により、今まで専門的に携わることがなかった会計関係のチェックも業務に含まれるようになりました。
また、庶務的業務の監督も行わなくてはならないため、そういった事務関係の知識も必要となります。

そんな今までと異なる業務の中でも、まったく解らないで困った!という局面にはまだ出会っていません。

特に会計業務については、昨年立ち上げたNPO法人の会計を経験していたことがここで大きく役立ったのを感じます。

NPOの会計を任された時は、正直面倒くさいのと解らないので投げ出したくなりましたが、会計素人ながらにも、書籍やネットを用い勘定項目や損益計算書の勉強をしてなんとか決算書の作成まで至ることができた経験は、異動後、なんとなく会社のお金の流れも把握することができたり、庶務業務においても減価償却項目や部署への配分など、ギリギリでも食いついていくことができています。

これがもし、全く何もわからない状況であれば、着任早々数字の波に飲まれパニックで立ち止まってしまっていたことでしょう。

こういったことからも、自分の好きな分野や楽しみの中で得た知識がどこで役立つかわかりませんので、日々勉強を重ねながら知識の厚みを増やすことが重要だと感じました。

困ったら素直に部署の人に教えを乞う

多少数字が分かるといってもやはり素人に毛が生えたレベルですから、深い部分は全く分かりませんし、他にも覚えなくてはならない業務が山ほどあるのでじっくり腰を据えて勉強する余裕もありません。

こういった時、あなたならどうしますか?
上司として着任したので、威厳を保つためにも死に物狂いで勉強し部下たちに指示を出していきますか?
それともプライドが邪魔して年下の職員に教えてもらうのをためらってしまいますか?

私はそのどちらでもなく、分からないことは素直に聞いて教えてもらうように心がけています。
また、欲しい情報は、その道のプロにお願いするのが一番早く正確なので、自分で調べる前に部署の人に情報持っているか気軽に尋ねるようにしています。

現場で長く働いていた人が、現場を中々離れることができずに苦労するケースが多いそうですが、仕事の指揮をとる人は、プレーヤーではなくマネージャーであるという風に意識の改革が必要です。

すべて自分で行おうとするのではなく、分からないことは素直に元々居るその道の専門職にお願いしたほうが、仕事の効率も早いですしお願いされた相手も目上の人に頼まれるという行為に悪い気はしないと思います。

もちろん、依頼してやってもらった後は「ありがとう、○○さんのおかげで助かりました」とねぎらいの言葉をかけるのを忘れずにしましょう。

無理に前任者と同じようなスタイルに合わせる必要はない

異動直後は、前任者の匂いが残る席に座り、前任者とともに仕事を行ってきた部下と一緒に仕事を行うため、どうしても「前の人はどうやっていたの?」と聞いてしまいたくなります。

聞くこと自体は悪いことではないと思いますが、それを聞いてしまうとどうしても同じように仕事を進めなくてはいけないという呪縛に囚われてしまい本来自分が持つポテンシャルを十分に発揮できない恐れが生じます。

私の場合も、異動前の部署は同じ事務所内にありましたから、前任者がどのように仕事を行っていたか肌で感じて十分に知っていました。

しかし、私はあえて前任者と同じスタンスは取らず、今まであまり重宝されていなかった部下に仕事を振っていったり、振り分ける業務も相手を変えてやってみることにしました。

その結果、今まで仕事量の少なかった部下は生き生きと動いてくれるようになり、1日にさばけるタスク処理の個数が格段に増加しています。

また、仕事がもっと欲しいと言っていた部下は、庶務と秘書的業務を依頼したところ、全てその日のうちに完遂するくらい内容がマッチングしてくれました。

前任者はどちらかというと、自分が先ず咀嚼したうえで仕事を振り分けるスタイルでしたが、私は相手が抱えている仕事量を判断したうえで、余裕のある人に次々振っていくスタイルを取っています。

その上で進捗状況を就業が終わる10分前くらいに一人一人確認し翌日のプランを練っていくというやり方を着任後行っています。

このやり方が良いか悪いかは未だ結果が出る程の期間ではないためここで評価はできませんが、要は前任者のスタイルに自分が合わせてしまっていては自分の持っている采配スキルを十分に発揮できず、会社から今までの実績を評価され任された部署を100%の力で運用していくことができなくなってしまいます。

自分の培ったスキルを100%発揮するやり方で指揮を振っていくことがベストであると感じています。

異動数日はひたすら学習して部署で必要なスキルを自分のものにしてしまう

敢えて最後に書きましたが、おそらく殆どの人は、異動後前任者の引き継ぎの中で書類などをもらうと思います。

その書類の量は、前任者が長く居ればいる程多くなると思われ、中にはきっと不必要な書類も含まれているでしょう。

しかも今回の私のようなケースでは、翌日即異動ということもあり、引継ぎはほぼゼロで、今まで隣の部署で見聞きしていた動きからどのような仕事を行っていくか判断しなくてはなりませんでした。
そのため、前任者のデスクに大量に仕舞われていた書類の一つ一つをチェックするところから私の仕事が始まりました。

それはもう苦痛以外の何もでもなかったのですが、その反面、書類を読み進めていくとこの前任者が長い歴史の中で何に携わり何を中心に取り組んできたのかが分かるようになってきました。

そういった作業を数日重ねていくと、自分がこの部署でどういった立ち回りを求められているかや、溜まっていたタスクの中で、至急で片づけていくべき順番を整理することができました。

これが、全て引継ぎを行ってもらっていたら、ここまで即スキルは身につかなかったでしょうし、優先順位も前任者の言ったままになってしまい、周りから求められている本当に必要なタスクを後回しにしてしまうところだったかもしれません。

この結果から学んだことは、引継ぎに頼らず、最後は自分の目と耳で学習しスキル習得するのが自分にとっても、周囲にとってもプラスになることであると思いました。

まとめ

今回、内示翌日には異動辞令という超スピーディーな異動を経験しましたが、今回挙げた5つのことを無理なくこなすことが出来たおかげで、スムーズな着任を済ますことができました。

サラリーマンはただ与えられた仕事だけを行うのではなく、自身のためにも、そして今回のような急な配置替えの際即対応できるようにするためにも、色々なスキルを磨いたり努力をしていかなくてはならないということを改めて感じました。

昨今は、大学卒業時に会社に属さないという選択肢も多くなってきているという話しも聞き羨ましいなと正直思うこともあります。

しかし、自分のような自分を律することが出来ないタイプの人間は、フリーランスになってしまうと堕落した生活を送ってしまいそうなので、会社という組織に属し「やらなくてゃならない環境」を自分に課す方が、自己スキルを高めやすいのではないのかと思います。

また、会社員という組織の立場を上手く利用すれば、会社という信用を元に、人脈やチャンスを思わぬところから貰えることもありますし、何より今回のような、畑違いの部署で学べる機会があるなど思わぬ体験をすることもできます。

サラリーマンにとって異動はストレスにもなりますが、自分を高めるチャンスでもあります。
急な異動に対し、日頃から心掛け準備をしておけば即時の対応も十分にできることでしょう。

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